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A administração no Centro Espírita

Ivan René Franzolim

A administração, como tudo no universo, atende ao apelo irresistível da lei de evolução, reformulando-se através do tempo.

Dois elementos são essenciais na administração: o homem e o trabalho. O ser humano aprende quando trabalha e se relaciona com seu semelhante. O homem tem por fim ser útil à sociedade e esta, por sua vez, tem por fim o progresso do homem. A administração vem facilitar o empenho das criaturas para realizarem bem os seus trabalhos.

Podemos definir administração como: "conjunto de princípios, normas e funções que têm por fim ordenar os fatores de produção e controlar sua produtividade e eficiência, objetivando a obtenção de resultados específicos".

No começo do século tivemos o início da administração científica. Depois da Segunda Guerra Mundial a administração incorporou novos enfoques de produtividade, liderança, relacionamento interpessoal, participação e, por último, a qualidade e a ética.

Em qualquer tipo de organização, a administração obedece a um ciclo de fases que se repete indefinidamente. Preste atenção:

Ciclo da Administração

1. Ocorrência diária de fatos, gerando alterações, problemas e novas necessidades;
2. Análise e identificação das causas e efeitos;
3. Comparação com os objetivos e a situação atual da organização;
4. Desenvolvimento de soluções para eliminar os problemas, fazer ajustes e satisfazer as novas necessidades;
5. Implantação das soluções encontradas e de ações preventivas.

O papel dos administradores é interpretar esses fatos e tomar as decisões mais eficazes. Tradicionalmente o fato de administrar compreende quatro grandes funções:

• planejar
• dirigir
• controlar
• executar

O planejamento é a parte geralmente mais negligenciada, repercutindo diretamente nos custos da organização. Ao procurarmos antever os problemas e necessidades que teremos no futuro próximo, temos como conseqüência natural, uma série de providências que contribuirão para resolver ou atenuar uma situação irregular. Nesta função o ideal é trabalhar em grupo. Mais pessoas trabalhando juntas conseguem melhores resultados.

A direção agora é muito menos autoritária que no passado. Continua a ser importante a supervisão de uma pessoa mais experiente, visando orientar os subordinados. O supervisor, porém, não deve deixar de ouvir e procurar acolher as idéias e sugestões dos executantes. As lideranças espontâneas devem ser aproveitadas. Lembre-se: quem orienta deve, sempre que possível, dar o exemplo na iniciativa, dedicação e qualidade do trabalho.

O controle é fator decisivo para auxiliar a função de planejamento e a tomada de decisões no exercício da direção. Registros e estatísticas são úteis quando não exagerados, beirando a burocracia. Todo supervisor precisa de Informações corretas de como o trabalho está se desenvolvendo, para avaliar e procurar sempre meios de melhorar.

A execução das tarefas deve ser objeto de constante acompanhamento para se evitar desvios dos objetivos, além da coleta de dados que vão permitir na avaliação e novas decisões sobre o assunto. Manuais resumindo as atribuições e os serviços a serem executados, incluindo também as responsabilidades dos envolvidos, são sempre instrumentos de grande valia.

A Sociedade Espírita, sendo uma organização à semelhança das empresas, não deve se distanciar das teorias, métodos, técnicas e sistemas da moderna administração, para atingir com segurança e eficácia os resultados desejados.

Definindo a Instituição Espírita

Analisando e comparando as definições abaixo, podemos entender melhor o que vem a ser a Sociedade Espírita no campo da administração.

Organização:

1. Reunião de pessoas, juridicamente estabelecidas que prevê a consecução de objetivos definidos.

Empresa:

1. Aquilo que se empreende; empreendimento
2. Organização estruturada para a produção e oferecimento de bens e serviços, mediante a arrecadação de receita, em que se busca o pagamento das despesas e a obtenção de lucro.

Lucro:

1. Benefício livre de despesas que se obtém no desenvolvimento de uma atividade.

Finalidade do Lucro:

1. Remunerar os donos do capital.
2. Constituir reserva para suprir eventuais necessidades.
3. Reinvestir para assegurar a manutenção e a ampliação dos resultados esperados.

Por essas definições, podemos concluir que a Sociedade Espírita é uma organização; constitui em empresa porquanto oferece bens e serviços, necessita de uma receita e deve, ou deveria buscar obter uma margem de reserva (lucro), para aplicação nos itens dois e três da definição de finalidade do lucro.

A Importância e a Finalidade dos Objetivos

O homem sempre está buscando, consciente ou inconsciente, correta ou erroneamente, objetivos em sua vida. O Espiritismo torna-se importante para a humanidade, à medida em que orienta, explica e direciona os principais objetivos que o homem deve ter como espírito imortal que é. Para os seres que não possuem objetivos definidos de caráter espiritual, qualquer caminho serve, pois não sabem onde querem chegar.

Os objetivos são importantes, direcionam caminhos e criam uma sinergia fundamental para a sua consecução. Veja, por exemplo, os objetivos do administradores do Centro:

1. Zelar pela fidelidade ao conhecimento espírita;
2. Promover a interação fraterna e o progresso de todos os colaboradores;
3. Buscar a eficácia e a melhoria da qualidade de todas as atividades nos bens e serviços oferecidos;
4. Manter um clima favorável à realização pessoal dos funcionários e tarefeiros;
5. Instigar o exercício permanente do estudo da Doutrina e da prática constante da reforma-íntima;
6. Fazer com que todo o trabalho possa ensejar uma oportunidade de aprender, gerando estímulos que favoreçam o desenvolvimento intelectual.
7. Buscar manter uma situação econômico-financeira sólida, capaz de assegurar o desenvolvimento das atividades dentro de uma linha ascendente de melhoria.

Os espíritas dirigentes e colaboradores dos Centros, estão envolvidos numa série de objetivos válidos que, entretanto, obedecem a uma hierarquia muitas vezes esquecida. Veja os exemplos em ordem descendente de importância:

1. Objetivos da Doutrina Espírita.
2. Objetivos do Movimento Espírita;
3. Objetivos da Instituição Espírita;
4. Objetivos individuais dos cidadãos espíritas.

Ao dirigente cabe aclarar o entendimento das diferentes metas a serem atingidas, procurando aproximar os objetivos individuais aos objetivos institucionais e doutrinários. Só assim as pessoas se sentirão realmente compromissadas com o Espiritismo.

Dentro da Instituição Espírita, muitas metas se confundem sendo necessário compreendê-las para se desenvolver um bom trabalho. São os objetivos dos departamentos e áreas em que Centro está dividido; são os anseios prementes dos assistidos; são as expectativas dos freqüentadores; e ainda, metas estipuladas pelos voluntários colaboradores.

Do ponto de vista externo, há que considerar a conveniência de se adequar as imposições legais, tanto quanto às necessidades e premissas da comunidade. O Espiritismo não veio contrariar as leis, mas cumpri-las. A partir da educação espírita é dever das Casas Espíritas, formarem concomitantemente o homem-espiritual, o homem cívico, o ser que procura obedecer as leis e ser útil à sua comunidade.

Objetivos Genéricos de Toda Organização

Estes objetivos também devem ser perseguidos pelas Sociedades Espíritas.

1. Buscar a satisfação dos usuários de seus bens e serviços.
2. Manter o empreendimento funcionando bem.
3. Procurar sempre fazer mais e melhor.
4. Procurar sempre aumentar os resultados.

O que o Centro Espírita espera de seus dirigentes?

• capacidade para manter as pessoas unidas e integradas nos trabalho;
• capacidade para manter e melhorar o desempenho da instituição;
• capacidade para antever problemas;
• capacidade para ouvir companheiros e procurar o consenso;
• capacidade para encontrar soluções rápidas e eficazes;
• capacidade para implementá-las com sucesso.

A Eterna Busca da Produtividade

A moderna administração continua a se preocupar com as formas de produzir mais em menos tempo. Descobriu recentemente, que os próprios trabalhadores podem indicar os caminhos, bastando para isso, criar um mecanismo de coleta de sugestões. Antigamente a fórmula eficiente foi a vigilância austera e a punição. Hoje temos a premiação.

A instituição espírita também deve se preocupar com a produtividade em suas atividades administrativas e até mesmo com as doutrinárias. O trabalho de passe, por exemplo, deve ter uma disposição física funcional, uma fila bem organizada, número adequado de médiuns, tempo de passe limitado, sincronia perfeita entra a saída do passe e o recebimento da água fluidificada etc.

O recebimento e doação de roupas, o atendimento fraterno, a distribuição de alimentos, a orientação mediúnica, os cursos de Espiritismo, a aula de evangelização, a reunião pública, de desobsessão, enfim, todas as tarefas merecem atenção e podem sempre ser aperfeiçoadas para gerarem boa produtividade.

Para melhor discernimento por parte dos servidores, é necessário incentivá-los a participarem da administração. Todos os colaboradores, independente da capacidade intelectual, são capazes de realizarem julgamentos e tomarem algumas decisões, em vez de apenas seguirem instruções.

A Excelência da Qualidade

O mundo empresarial parece ter despertado para o conceito de qualidade. Percebe-se hoje que a qualidade não é estática e que deve ser racionalmente perseguida pela eternidade. Uma coisa puxa a outra.

Ao pensarmos na qualidade do trabalho, lembramos logo da qualidade do ambiente, no lar, na saúde, na alimentação e assim por diante. Os países mais desenvolvidos estão quase conseguindo atingir bons estados de qualidade em todos esses fatores. Os países do terceiro mundo, contudo, encontram-se longe de solucionar esses problemas.

De qualquer modo, a procura incessante da qualidade continua válida como meta perene. No campo doutrinário, lembramos a tarefa individual que nos cabe da reforma íntima, para galgarmos postos cada vez maiores na senda evolutiva e no processo de co-criação em planos cada vez maiores.

Os dirigentes devem se preocupar constantemente com a qualidade da Doutrina que está sendo apresentada e exemplificada ao público. Tarefa que pode melhorar sempre, assim como a qualidade na assistência aos necessitados, as formas encontradas para atendimento do público, a educação dos médiuns e trabalhadores da Casa. Também são igualmente importantes os aspectos materiais que subsidiam o sucesso das atividades mais elevadas, tais como: a higiene e o conforto das instalações a eficiência dos métodos de arrecadação de receita, a eficácia da aplicação dos recursos financeiros etc.

Participação

Essa é a palavra de ordem que está norteando governos, sociedades, organizações e o povo em geral. Todos querem e gostam de participar das decisões que os envolvam. Se no princípio do século os administradores resolveram separar a atividade braçal da intelectual, hoje a proposta não mais se viabiliza. O homem descobriu a importância de estimular o raciocínio e a reflexão dos trabalhadores de qualquer nível nas tarefas que executam. Deu-lhes objetivos e solicitou-lhes o auxílio, ganhando com isso benefícios de toda ordem.

O lema agora é outro. Todos os empregados devem pensar, questionar, raciocinar e procurar meios de otimização das atividades, sendo até premiados por isso.

A Casa Espírita não foge à tendência mundial. Todos devem ser estimulados a contribuírem com seu trabalho mental. Sugestões e críticas são bem vindas pela possibilidade de aprimoramento que elas encerram.

A racionalização das atividades administrativas deve estar sempre na pauta dos dirigentes. Estes devem agir como verdadeiros Agentes de Mudanças que são, não só da educação espiritual dos freqüentadores e assistidos, com também das tarefas e serviços imprescindíveis à manutenção da Casa.

Definição de racionalização

"Ação reformadora que substitui as práticas rotineiras e o empirismo, por meios e métodos baseados no raciocínio sistemático e na abordagem contingencial visando obter o melhor resultado possível com o mínimo de esforço e custo".

Vendas ou oferecimento de bens e serviços

Existe um novo conceito no oferecimento de produtos. O fabricante ou o prestador de serviços quer oferecer aos clientes seu produto traduzido em ''unidades de satisfação''. Não vale mais o esforço de oferecer (empurrar) o quanto puder, sem saber se o cliente vai utilizar bem e satisfazer ao máximo suas necessidades.

O Marketing atual pesquisa o mercado rotineiramente, para atualizar o quadro das expectativas e opiniões dos compradores habituais e dos clientes em potencial. Canais de comunicação direta com os consumidores são instituídos para facilitar o acesso a esse manancial importante de informações. O Código de Defesa do Consumidor prepara as pessoas para utilizarem melhores bens e serviços, ao mesmo tem que inaugurar uma nova era do relacionamento produtor-consumidor em que ambos ganham.

Nesse diapasão, precisamos nos conscientizar da necessidade de prestarmos um bom trabalho em nossa área de atuação. Área essa cuja concorrência esta cada vez mais acirrada. Não é por abraçarmos uma causa elevada que estaremos isentos do esforço e dedicação na difusão competente do Espiritismo. A história está repleta de causas elevadas fracassadas pela negligência do homem. O próprio Cristianismo é o exemplo maior.

As Funções do Dirigente

O dirigente é, antes de tudo, o administrador de uma organização espírita. Possui a responsabilidade de buscar todos os meios para alcançar o melhor resultado possível, dentro dos objetivos da instituição. Observe suas funções básicas:

1. Divulgar os objetivos. Equacionar problemas e necessidades;
2. Discutir amplamente os assuntos com todos os envolvidos;
3. Estabelecer prioridades;
4. Apreciar e deliberar sobre alternativas de solução;
5. Planejar as atividades da instituição;
6. Identificar oportunidade de trabalho de trabalhadores;
7. Zelar pela qualidade geral das atividades.

Administrar não pode mais ser confundido com "mandar". A autoridade deve ser reconhecida naturalmente, pelas qualidades da pessoa indicada para dirigente. É a ascendência moral e a capacidade de trabalho que contam.

Segundo Peter Drucher, um consultor norte-americano, a função do administrador é "capacitar os subordinados a desempenhar bem suas funções". Em outra colocação ele afirma que a finalidade de uma organização é trazer à tona o potencial dos funcionários".

No meio espírita, a fraternidade deve vir antes. Não cabe deixar os trabalhadores isolados do incentivo, da motivação, do apoio e principalmente do diálogo. Capacitar aqueles que se dedicam voluntariamente a executarem bons trabalhos, não é tarefa fácil. Principalmente considerando as limitações de conhecimento e habilidade.

Algumas regras devem ser observadas para a melhoria do relacionamento com os colaboradores da Casa Espírita, além de contribuírem para o aumento da qualidade e produtividade dos trabalhos desenvolvidos. São elas:

• Assegurar que o colaborador esteja com boa vontade para realizar uma tarefa. - Dar sempre uma visão geral do trabalho a ser feito, seus objetivos, importância e sua repercussão em outras atividades.
• Pedir sempre a opinião do colaborador. Abrir espaço para sugestões. - Esclarecer bem tudo o que se espera da participação do voluntário. Pedir para a pessoa repetir nas suas palavras, o que ela entendeu quanto à tarefa a ser realizada.
• Acompanhar o trabalho que está sendo desenvolvido. Procurar, em primeiro lugar, os pontos que mereçam destaque. Elogiar e mostrar sua satisfação ao perceber o trabalho sendo bem conduzido. Identificar depois, os aspectos que esteve deixando a desejar, mostrando como o trabalho pode ser ainda melhorado, com a correção desses pontos.

Conclusão

A administração, assim como o Espiritismo, possui um conjunto de conhecimentos específicos que é necessário conhecer para se desenvolver um bom trabalho. Tentar resolver as questões no âmbito da administração, baseando as decisões apenas no empirismo (experiência pessoal), é tão nocivo quanto empreender um trabalho doutrinário sem conhecer bem a Codificação.

Todos os dirigentes estão convidados a estudarem a administração e procurarem se atualizar de quando em quando, assim estarão certos de ocuparem melhor o precioso tempo dos colaboradores e dos assistidos, maximizando os resultados esperados.

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